국토교통부는 지난 5월 발표된 ‘아파트 관리제도 개선대책’에 따른 후속 조치로 입주자대표회의 감사가 전문가가 아니더라도 업무 전반에 결쳐 감사를 할 수 있도록 업무유형별로 세분화된 ‘입주자대표회의 감사 업무 매뉴얼’을 마련 일선 지자체와 관련 단체에 배포했다.
이번에 국토부가 마련한 매뉴얼은 감사 대상과 업무범위, 감사시기 등을 정한 공동주택 감사업무 서론을 비롯해 회계업무에 대한 감사, 계약업무에 대한 감사, 시설물관리업무에 대한 감사 등 업무유형별로 세부 감사를 할 수 있도록 분류하였으며 다음은 각 부문별 감사 요령의 주요 내용이다.

■ 감사업무 서론
매뉴얼의 세부 내용을 보면 공동주택 감사업무 서론에서 감사 대상 업무범위로 관리비·사용료 및 장기수선충당금 등의 부과·징수·지출·보관 등 회계관계업무는 물론 관리주체가 수행하는 업무전반에 대하여 감사가 가능토록 하고, 감사 대상 자료를 관리주체가 생산한 문서, 장부, 대장, 예금통장 등으로 명시했다.

 또 감사시기에 따라 △정기감사(매분기 또는 매월 10일경 전분기나 전월에 처리한 회계업무 등) △예산감사(관리주체로부터 사업계획 및 예산안을 11월 15일까지 제출 받아 감사 실시 후 입대의에 예산안 승인 의결을 위해 의견제시 등) △ 결산감사(관리주체로부터 사업실적 및 결산서를 2월 15일까지 제출받아 감사 실시 후 사업실적 및 결산서 승인을 위한 입주자대표회의에서 의견 제시) △ 수시감사(시설물 관리실태, 공사·용역 계약, 장기수선 계획 또는 장기수선충당금 적립계획의 변경 등) 등 주요 사항에 대한 수시 감사를 할 수 있고 감사는 감사 결과에 따라 관리주체에 처리한 업무의 시정, 향후 업무 처리시 반영하여 개선, 관리주체의 고의·중대 과실로 입주자 등 손해 발생시 입주자대표회의를 통하여 변상 요구가 가능하며 필요시에는 입대의에 자문을 할 수 있도록 했다.

■ 업무유형별 세부 감사요령

◆ 회계업무에 대한 감사
공동주택 회계업무는 지출회계와 수입회계로 구분할 수 있으며 유사한 지출과 수입회계가 월단위로 반복적으로 발생하기에 예금통장, 장부, 결의서·전표 등 회계서류, 관리비 부과 및 수납 서류를 준비시키고 전월 지출과 수납업무를 마감할 시간이 필요한 점을 감안 매분기 또는 매월 10일경 정기적으로 감사를 시행하는 것이 효율적이다.
지출회계의 경우 회계결의서 작성 등 인출절차 및 인출의 정당한 사유가 있는지,정확한 금액이 인출되었는지, 인출한 자금이 수령자에게 실지 지급되었는지를 중점 감사하기 위해 자금인출을 처리한 전체 회계결의서를 확보하여 확인토록 했다. 또 회계결의서가 건별로 인출금액과 지급금액이 일치하는지 여부를 자금인출 원인 서류인 계약서, 고지서,내부결재와 자금집행 증빙서류인 입금증, 영수증 등을 대조하도록 했다.

각 종 공사비의 적정성에 대한 확인은 견적서나 계약서 또는 공사비 지급요청서등의 내역서에 기재된 공사 인부수, 작업 일수, 노임 단가, 자재 품목, 자재 수량, 자재단가의 적정성을 인근단지 사례와 전문가 자문, 육안확인 등의 다양한 방법을 동원하여 검토하고 공사나 용역이 완료되어 대금 지급시에는 관리소장이 확인하는 검사조서, 하자이행보증증권(통상 완료 후 1년을 보증), 세금계산서, 시공전후의 사진 등이 첨부되었는지를 확인토록했다.
관리비와 사용료 부과의 정확성을 확인하기 위해서는 부과내역서 총괄표에서 각 항목별 발생금액과 부과금액이 동일한지 확인하고 담당직원에게 관리비 고지 전산시스템으로 입증 요구하거나 전산시스템의 출력을 통해 검증해야 한다. 이 때 주의점은 각 항목별 발생금액은 전월 실제 지출 비용 외 여러가지 적립금 등이 있으므로 지출회계 감사에서 확인한 지출금액과 일치하지 않는다는 점에 주안점을 두어야 한다.

그 외 각종 구입비에 대해서는 구입품목과 수량에 대하여 육안으로 확인하거나 대장 등 서류로 점검한 후 인근단지나 인터넷을 통해 가격의 적정성을 재확인토록 했다.
잡수입에 대한 감사시에는 잡수입 발생시 관리비외수입 또는 잡수입으로 회계처리 되었는지 확인하고 잡수입의 사용시 관리규약에서 정한대로 실질적으로 지출되었는지도 확인토록 했다.

◆ 계약업무에 대한 감사
계약업무에 대한 감사시 공동주택 관리비 집행 등을 위해 사업자 선정지침을 준수했는지 확인하고 입찰의 원칙이 공개경쟁입찰이나 예외로 수의계약시 수의계약대상인지, 적격심제가 원칙이나 관리규약으로 정할 시 최저낙찰제로  정한 경우 관리규약을 확인해야 한다.
아울러 낙찰자 결정 시 참가자격의 제한에 해당하는 자가 입찰에 참가하였는지 확인하고 적격심사제인 경우 별표 6 또는 관리규약에 따라 적격심사 평가항목별 제출서류를 제출하였는지, 입대의에서 정한 항목별 세부 평가 기준에 따른 배점에 의해 평가되었는지 확인토록 했다.

◆ 시설물 관리업무에 대한 감사
시설물 관리업무 감사에는 시설 행정업무 감사, 전기시설 감사, 소방시설 감사, 승강기시설 감사, 건축과 토목시설 , 기계·환경시설 감사, 난방시설 ,안전관리 감사 등이 있다.
세부적인 감사 요령은 ▲ 안전관리 기본계획 등 시설물 관리에 관한 계획서는 수립하고 이행 되고 있는지 ▲ 어린이 놀이시설 안전점검 일지 등 각종 안전점검의 이행 및 기록유지는 관리되고 있는지 ▲ 수, 배전 정기검사, 승강기 안전검사 등 각종 안전검사는 수검하고 그 필증을 보관하고 있는지 ▲ 시설물별 안전관리자는 적법하게 선정되어 있는지 ▲ 안전보건 교육 등 법령에 정한 교육사항은 이행하고 있는지 ▲ 공종별 준공도서 등 구비 서류의 보관 상태는 양호한지 ▲ 전력수급 계약 등 계약관련 업무는 적정하고 서류는 잘 보관되고  있는지 등을 점검하고 확인토록 했다.
국토교통부 관계자는 단지마다 회계처리 절차, 장부 등이 다소 달라질 수 있으므로 필요한 경우 단지실정에 맞게 내용을 수정할 수 있다며 “앞으로도 보완이 필요할 경우 연구원이나 단체의 의견을 반영해 나갈 계획”이라고 밝혔다.

 (관련 자료 게시 7면)
권혁찬 기자 khc996@jkaptn.com